Politica de confidențialitate.

1. Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin Platforma B2B este:

KLINTENSIV S.R.L., cu sediul în orașul Bragadiru, Șoseaua Alexandriei nr. 544, județul Ilfov, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J23/3025/2011, având cod unic de înregistrare RO29359178, denumită în continuare „Klintensiv” sau „noi”.

Pentru întrebări și exercitarea drepturilor privind protecția datelor ne puteți contacta la:

• adresă principală: b2b@klintensiv.com;
• adresă alternativă: office@klintensiv.ro;
• adresă poștală: KLINTENSIV S.R.L. – Protecția datelor, Șoseaua Alexandriei nr. 544, Bragadiru, județul Ilfov.

Adresa alternativă poate fi utilizată atunci când mesajul transmis la adresa principală nu poate fi livrat sau nu este confirmată primirea acestuia.

2. Cui i se aplică Politica

Politica se aplică persoanelor fizice care:

• solicită un cont B2B;
• reprezintă un Client sau un potențial Client;
• sunt administratori de cont;
• sunt Utilizatori autorizați;
• plasează, aprobă sau urmăresc comenzi;
• sunt persoane de contact pentru achiziții;
• sunt persoane de contact pentru facturare;
• sunt persoane de contact pentru livrare;
• formulează reclamații;
• comunică cu Klintensiv;
• vizitează Platforma.

Politica privește datele persoanelor fizice, nu datele care se referă exclusiv la o persoană juridică.

3. Categoriile de date prelucrate

3.1. Date de identificare și contact

Putem prelucra:

• numele și prenumele;
• funcția;
• departamentul;
• adresa profesională de e-mail;
• numărul profesional de telefon;
• semnătura;
• calitatea de reprezentant;
• informațiile din procuri sau împuterniciri.

3.2. Date despre organizația reprezentată

Putem prelucra:

• denumirea societății sau instituției;
• codul fiscal;
• numărul de înregistrare;
• sediul și punctele de lucru;
• statutul fiscal;
• domeniul de activitate;
• relația persoanei cu Clientul;
• locațiile pentru care persoana are responsabilități.

3.3. Date privind contul

Putem prelucra:

• identificatorul contului;
• compania și locațiile asociate;
• rolul și permisiunile;
• data activării și dezactivării;
• istoricul autentificărilor;
• operațiunile efectuate;
• preferințele contului;
• jurnalele de acces;
• alertele de securitate.

Parolele nu sunt păstrate în formă lizibilă.

3.4. Date privind comenzile și relația comercială

Putem prelucra:

• produsele comandate;
• cantitățile și valorile;
• istoricul comenzilor;
• ofertele și confirmările;
• adresele de facturare și livrare;
• persoanele de contact;
• facturile și avizele;
• informații privind plata;
• reclamațiile și retururile;
• corespondența contractuală;
• documentația comercială.

3.5. Date privind livrarea

Putem prelucra:

• numele persoanei de contact;
• telefonul;
• adresa profesională;
• locația;
• instrucțiunile de acces;
• informațiile necesare predării;
• confirmarea livrării;
• semnătura sau dovada recepției.

3.6. Date tehnice

Putem prelucra:

• adresa IP;
• tipul dispozitivului;
• browserul;
• sistemul de operare;
• data și ora accesului;
• identificatorii tehnici;
• paginile accesate;
• erorile;
• jurnalele de securitate;
• informații privind performanța Platformei;
• date colectate prin cookie-uri și tehnologii similare.

3.7. Date privind comunicările

Putem prelucra:

• e-mailuri;
• solicitări;
• formulare;
• mesaje de suport;
• reclamații;
• feedback;
• preferințe de comunicare;
• istoricul interacțiunilor.

3.8. Date privind consimțământul

Prin Pandectes putem prelucra:

• identificatorul anonim sau pseudonim al alegerii;
• categoriile acceptate sau refuzate;
• data și ora alegerii;
• modificarea ori retragerea consimțământului;
• versiunea bannerului;
• versiunea declarației privind cookie-urile;
• informații tehnice necesare demonstrării alegerii;
• regiunea juridică aplicabilă.

4. Date pe care nu le solicităm

Platforma nu este destinată colectării categoriilor speciale de date, precum:

• date privind sănătatea unei persoane;
• originea rasială sau etnică;
• opiniile politice;
• convingerile religioase;
• apartenența sindicală;
• datele genetice sau biometrice;
• informațiile privind viața sexuală.

Vă rugăm să nu introduceți asemenea date în câmpurile libere, cu excepția situațiilor în care sunt strict necesare și există un temei legal corespunzător.

Platforma nu este destinată minorilor.

5. Sursele datelor

Putem obține datele:

• direct de la persoana vizată;
• de la Clientul pe care îl reprezintă;
• de la administratorul contului;
• de la un alt Utilizator autorizat;
• din Contract și documentele comerciale;
• din registre publice;
• din surse profesionale accesibile publicului;
• de la transportatori și furnizori;
• automat, prin utilizarea Platformei.

Clientul care ne transmite datele angajaților, colaboratorilor sau reprezentanților săi trebuie să se asigure că aceștia sunt informați despre transmiterea datelor către Klintensiv.

6. Scopurile și temeiurile prelucrării

6.1. Verificarea și activarea contului

Prelucrăm date pentru:

• verificarea Clientului;
• verificarea reprezentanților;
• aprobarea accesului;
• atribuirea rolurilor;
• asocierea utilizatorilor cu locațiile corecte.

Temeiul este interesul legitim de a administra relația comercială în siguranță și, după caz, demersurile necesare încheierii sau executării unui contract.

6.2. Administrarea contului

Prelucrăm date pentru:

• autentificare;
• administrarea permisiunilor;
• menținerea sesiunii;
• furnizarea funcționalităților;
• comunicările privind contul.

Temeiul este executarea Contractului sau interesul legitim de a furniza Platforma Clientului reprezentat de persoana vizată.

6.3. Procesarea comenzilor

Prelucrăm date pentru:

• primirea Comenzilor;
• confirmarea acestora;
• pregătirea produselor;
• facturare;
• livrare;
• recepție;
• gestionarea documentelor.

Temeiul este executarea Contractului, demersurile precontractuale și interesul legitim de a executa relația comercială cu Clientul.

6.4. Obligații legale

Prelucrăm date pentru:

• evidențe contabile și fiscale;
• facturare;
• raportări obligatorii;
• trasabilitatea produselor;
• documentația de conformitate;
• răspunsul către autorități;
• păstrarea documentelor.

Temeiul este îndeplinirea obligațiilor legale ale Klintensiv.

6.5. Livrare și logistică

Prelucrăm date pentru:

• transmiterea comenzilor către transportatori;
• generarea documentelor de transport;
• contactarea destinatarului;
• urmărirea livrării;
• soluționarea incidentelor logistice.

Temeiul este executarea Contractului și interesul legitim de a livra produsele către Client.

6.6. Reclamații și suport

Prelucrăm date pentru:

• înregistrarea solicitării;
• investigarea situației;
• comunicarea rezultatului;
• organizarea returului;
• gestionarea probelor;
• îmbunătățirea serviciilor.

Temeiul este executarea Contractului, obligațiile legale și interesul legitim de a soluționa solicitările și de a proteja drepturile părților.

6.7. Securitatea și prevenirea fraudelor

Prelucrăm date tehnice pentru:

• autentificare;
• controlul accesului;
• detectarea activității suspecte;
• prevenirea fraudelor;
• protejarea conturilor;
• investigarea incidentelor;
• realizarea copiilor de siguranță.

Temeiul este interesul legitim al Klintensiv și al Clienților de a proteja Platforma și datele.

6.8. Îmbunătățirea Platformei

Putem analiza:

• erorile;
• performanța;
• utilizarea funcționalităților;
• traseele de navigare;
• interacțiunile agregate.

Pentru operațiunile strict necesare, temeiul este interesul legitim.

Pentru cookie-urile și instrumentele opționale de analiză, temeiul este consimțământul.

6.9. Gestionarea cookie-urilor

Utilizăm Pandectes pentru:

• afișarea bannerului;
• înregistrarea alegerilor;
• aplicarea preferințelor;
• blocarea sau activarea tehnologiilor;
• păstrarea dovezii consimțământului;
• permiterea retragerii;
• scanarea tehnologiilor Platformei.

Datele strict necesare funcționării mecanismului sunt prelucrate pentru îndeplinirea obligațiilor legale și interesul legitim de a demonstra conformitatea.

Tehnologiile opționale sunt activate pe baza consimțământului.

6.10. Marketingul profesional

Putem transmite informații despre:

• produse;
• servicii;
• oferte;
• noutăți;
• evenimente;
• conținut profesional.

Comunicările sunt transmise numai în condițiile permise de lege, pe baza consimțământului sau a unui alt temei legal aplicabil.

Persoana se poate dezabona în orice moment.

Dezabonarea nu afectează comunicările operaționale privind contul, comenzile, livrarea, facturarea și securitatea.

6.11. Protejarea drepturilor

Putem păstra și utiliza date pentru:

• recuperarea creanțelor;
• constatarea și apărarea pretențiilor;
• investigarea încălcărilor;
• soluționarea litigiilor;
• păstrarea probelor.

Temeiul este interesul legitim de a proteja drepturile Klintensiv.

7. Furnizarea obligatorie sau opțională

Datele marcate ca obligatorii sunt necesare pentru:

• verificarea Clientului;
• activarea contului;
• procesarea Comenzii;
• facturare;
• livrare;
• executarea Contractului.

Refuzul furnizării poate determina imposibilitatea furnizării serviciului solicitat.

Furnizarea datelor pentru marketing și acceptarea cookie-urilor opționale sunt voluntare.

Refuzul acestora nu afectează accesul la funcționalitățile esențiale.

8. Cui putem transmite datele

Datele pot fi accesate de personalul autorizat al Klintensiv și de furnizorii necesari funcționării Platformei.

8.1. Platformă și infrastructură

Putem utiliza:

• Shopify, pentru găzduirea și funcționarea magazinului, conturilor B2B, catalogului, coșului și comenzilor;
• furnizori de cloud, securitate, mentenanță și suport IT.

8.2. Gestionarea consimțământului

Utilizăm:

• Pandectes, pentru gestionarea preferințelor, consent tracking, scanarea tehnologiilor și declarația privind cookie-urile.

8.3. Analiză și performanță

În funcție de consimțământ și configurația activă, putem utiliza:

• Google Analytics 4;
• Google Tag Manager;
• Microsoft Clarity;
• Triple Whale.

8.4. Publicitate și atribuirea conversiilor

În funcție de consimțământ, putem utiliza:

• Google Ads;
• Meta Pixel;
• Meta Conversions API;
• servicii similare de măsurare și atribuire.

8.5. Marketing și comunicare

Putem utiliza:

• Klaviyo;
• platformele CRM și de automatizare conectate;
• furnizorii de e-mail și comunicare.

8.6. Sisteme comerciale și operaționale

Datele pot fi sincronizate, în măsura necesară, cu:

• WinMENTOR Enterprise;
• sistemele CRM utilizate de Klintensiv;
• HubSpot, în măsura în care integrarea este activă;
• Notion, pentru procesele interne autorizate;
• HRiFlow, dacă este utilizat în fluxurile relevante;
• alte aplicații interne configurate pentru relația comercială.

8.7. Logistică

Datele pot fi transmise către:

• InoShip;
• eCAP;
• transportatorii selectați;
• operatorii logistici;
• furnizorii de depozitare și fulfilment.

Transportatorul primește numai datele necesare livrării.

8.8. Servicii profesionale și autorități

Datele pot fi transmise către:

• contabili;
• auditori;
• avocați;
• consultanți;
• asigurători;
• bănci;
• furnizori de plăți;
• instanțe;
• autorități publice;
• alte organisme cărora divulgarea le este permisă sau impusă de lege.

Datele nu sunt vândute către terți.

Furnizorii care prelucrează date în numele Klintensiv trebuie să respecte instrucțiunile contractuale, confidențialitatea și măsurile de securitate aplicabile.

9. Transferurile internaționale

Unii furnizori pot prelucra sau permite accesul la date din afara Spațiului Economic European.

Transferurile sunt realizate numai în baza unui mecanism permis, precum:

• o decizie de adecvare;
• Cadrul UE–SUA privind protecția datelor, atunci când este aplicabil;
• clauzele contractuale standard;
• reguli corporatiste obligatorii;
• alte garanții recunoscute.

Atunci când este necesar, sunt aplicate măsuri suplimentare tehnice, contractuale sau organizatorice.

10. Perioadele de păstrare

Păstrăm datele numai atât timp cât sunt necesare.

Orientativ:

• datele contului sunt păstrate pe durata activării și, în mod normal, până la trei ani după închidere;
• datele contractuale și comenzile sunt păstrate pe durata relației și a termenelor aplicabile eventualelor pretenții;
• facturile și documentele financiar-contabile sunt păstrate pentru perioada impusă de lege;
• reclamațiile sunt păstrate, în mod normal, trei ani după soluționare sau mai mult dacă există un litigiu;
• jurnalele de securitate sunt păstrate, de regulă, până la 12 luni, dacă nu sunt necesare unei investigații;
• datele de marketing sunt utilizate până la dezabonare, opoziție sau retragerea consimțământului;
• informația minimă privind dezabonarea poate fi păstrată pentru a evita retransmiterea mesajelor;
• evidențele consimțământului sunt păstrate pentru perioada necesară demonstrării conformității;
• datele cookie sunt păstrate conform duratelor din declarația Pandectes.

Datele pot fi păstrate mai mult atunci când acest lucru este necesar pentru:

• o obligație legală;
• un control;
• o investigație;
• un litigiu;
• protejarea drepturilor.

La expirare, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate cu acces restricționat.

11. Securitatea

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, precum:

• controlul accesului pe roluri;
• autentificare;
• criptarea comunicațiilor;
• limitarea accesului personalului;
• jurnale de securitate;
• copii de siguranță;
• actualizări;
• proceduri privind incidentele;
• evaluarea furnizorilor;
• instruirea personalului;
• reguli de păstrare și ștergere.

Niciun sistem nu poate garanta securitatea absolută.

Utilizatorii trebuie să protejeze datele de acces și să informeze imediat Klintensiv despre orice suspiciune de compromitere.

12. Decizii automatizate

Klintensiv nu adoptă, prin Platformă, decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra utilizatorilor.

Verificarea comercială, aprobarea contului și confirmarea comenzilor implică reguli și verificări aflate sub controlul Klintensiv.

Analizele statistice și segmentările de marketing nu produc, prin ele însele, asemenea efecte juridice.

13. Drepturile persoanelor

În condițiile GDPR, persoana vizată poate solicita:

• accesul la date;
• rectificarea datelor;
• ștergerea;
• restricționarea;
• portabilitatea, atunci când este aplicabilă;
• opoziția față de prelucrarea bazată pe interes legitim;
• opoziția față de marketingul direct;
• retragerea consimțământului;
• informații despre transferurile internaționale;
• depunerea unei plângeri.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării anterioare.

Unele drepturi pot fi limitate dacă păstrarea datelor este necesară pentru:

• o obligație legală;
• executarea Contractului;
• apărarea unui drept;
• soluționarea unui litigiu;
• protejarea drepturilor altor persoane.

14. Exercitarea drepturilor

Solicitările se transmit prin formularul pentru exercitarea drepturilor sau la:

b2b@klintensiv.com

Adresă alternativă:

office@klintensiv.ro

Sau prin poștă:

KLINTENSIV S.R.L. – Protecția datelor

Șoseaua Alexandriei nr. 544, Bragadiru, județul Ilfov

Putem solicita informații rezonabile pentru verificarea identității și prevenirea divulgării neautorizate.

Vom răspunde, de regulă, în termen de o lună. Termenul poate fi prelungit în cazurile complexe, în condițiile legii.

15. Dreptul de a depune o plângere

Persoana vizată poate depune o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP

Încurajăm contactarea prealabilă a Klintensiv pentru investigarea și soluționarea situației.

16. Cookie-uri și Pandectes

Utilizarea cookie-urilor este descrisă în Politica privind cookie-urile.

Pandectes este utilizat pentru:

• afișarea bannerului;
• gestionarea consimțământului;
• controlul tehnologiilor opționale;
• păstrarea evidențelor;
• permiterea modificării alegerilor;
• generarea declarației dinamice.

Consimțământul pentru cookie-uri este distinct de consimțământul pentru comunicări comerciale.

17. Modificarea Politicii

Politica poate fi actualizată atunci când se modifică:

• legislația;
• Platforma;
• furnizorii;
• scopurile;
• fluxurile operaționale;
• măsurile de securitate.

Versiunea actualizată va fi publicată pe Platformă.

Modificările semnificative vor fi comunicate printr-un canal suplimentar, atunci când este necesar.